לא מעט אנשים שואלים אותנו איך מתכננים סדנת גיבוש לקבוצה גדולה כך שכולם יוכלו להשתתף באמת. מבחינתנו, האתגר אינו רק לבחור משחקים שמתאימים לעשרות משתתפים, אלא לבנות את הסדנה כך שאף אחד לא יישאר צופה מהצד וכל קבוצה תוכל להתקדם בקצב שלה. זה מתחיל בחלוקה נכונה לקבוצות, במספר מתאים של מדריכים וביכולת להתאים את ההנחיה למה שקורה בחדר בזמן אמת.
זו שאלה הגיונית. כשעשרות אנשים נמצאים באותו חלל, קל מאוד ליצור אירוע שבו חלק מהמשתתפים נהנים, חלק מחכים לתורם ואחרים פשוט נשארים בצד.
לא להפוך את המשתתפים לקהל
בסדנאות שלנו המשתתפים אינם יושבים מול מנחה שמפעיל אותם מרחוק. הם מתחלקים לקבוצות קטנות סביב שולחנות המשחק ומתחילים לשחק כמעט מיד.
כך, גם כשבחדר נמצאים כ־40 משתתפים, בכל שולחן נוצרת חוויה קרובה יותר. אפשר לדבר, לצחוק, להתלבט, לנסות מהלך ולהגיב למה שקורה במשחק.
מבחינתנו, זה ההבדל בין אירוע שבו אנשים צופים במתרחש לבין סדנה שבה הם באמת חלק ממנו.
למה הקבוצות נשארות קבועות לאורך הסדנה?
בתחילת המפגש המשתתפים מתחלקים לקבוצות קבועות, שנשארות יחד לאורך הסדנה.
יש לכך יתרון חשוב. ככל שהמשחקים מתקדמים, האנשים סביב השולחן מרגישים יותר בנוח זה עם זה. הם כבר מכירים מעט את סגנון המשחק של האחרים, נוצרות בדיחות משותפות והאינטראקציה הופכת טבעית יותר.
מעבר חוזר בין קבוצות היה מאלץ את המשתתפים להתחיל בכל פעם מחדש. מבחינתנו, החיבור שנוצר בתוך הקבוצה חשוב יותר מהאפשרות לשחק בכל פעם עם אנשים אחרים.
מדריך אחד לכל כ־12 משתתפים
בסדנה לקבוצה גדולה אנחנו מגיעים עם צוות מדריכים, ביחס של מדריך אחד לכל כ־12 משתתפים.
המדריכים אינם נמצאים שם רק כדי להסביר את חוקי המשחק. הם מלווים את הקבוצות, עונים על שאלות, מזהים מתי המשחק מיצה את עצמו ובוחרים את הרגע המתאים להתקדם למשחק הבא.
כל קבוצה יכולה להיכנס למשחק בקצב שלה. יש קבוצות שמבינות מיד ורוצות להתקדם במהירות, ויש קבוצות שנהנות להישאר לעוד סיבוב. אין סיבה לדרוש מכולן לפעול באותו הקצב.
למה המדריכים אינם מתחלפים בין הקבוצות?
הרעיון להחליף בין מדריכים או להעביר משתתפים בין שולחנות יכול להישמע כמו דרך טובה לגוון. בפועל, לכל משחק יש משך שונה.
קבוצה אחת יכולה לסיים משחק בתוך עשרים דקות, בעוד קבוצה אחרת עדיין נמצאת באמצע סיבוב מותח. מעבר מתוזמן היה גורם לחלק מהמשתתפים לעצור באמצע ולאחרים לשבת ולחכות.
לכן כל מדריך נשאר עם הקבוצות שאותן הוא מלווה, והן מתקדמות באופן עצמאי. כאשר משחק מסתיים, המדריך מתאים להן את המשחק הבא בלי להמתין לשאר החדר.
השיטה הזאת שומרת על הקצב ועל האנרגיה שנוצרת סביב השולחן.
מדריך קבוע הוא יתרון, אבל הוא גם דורש תשומת לב
כאשר אותו מדריך נשאר עם הקבוצה, הוא לומד להכיר את המשתתפים, את הקצב שלהם ואת סוג המשחקים שאליהם הם מתחברים.
אבל למדנו שגם ההתאמה בין המדריך לבין הקבוצה חשובה מאוד. סגנון הנחיה שמתאים לשולחן אחד לא בהכרח יתאים לשולחן אחר.
לכן, לצד החלוקה המתוכננת, אנחנו ממשיכים להסתכל על מה שקורה בחדר. אם קבוצה זקוקה לקצב אחר, להסבר שונה או להתאמה בהנחיה, חשוב לזהות זאת ולהגיב בזמן אמת.
התכנון נותן לסדנה מסגרת, אבל ההקשבה לאנשים היא זו שמאפשרת לה לעבוד באמת.
לא כל משחק מתאים לסדנה גדולה
לא כל משחק שמתאים לקבוצה קטנה יעבוד גם בסדנה של עשרות משתתפים. בבחירת המשחקים אנחנו בודקים כמה זמן לוקח להסביר אותם, באיזו מהירות המשתתפים נכנסים לעניינים ואיזו אינטראקציה נוצרת סביב השולחן.
לא כולם מגיעים כחובבי משחקים, וזה גם לא נדרש. המשחק צריך להיות נגיש מספיק כדי לאפשר לכולם להתחיל, אבל מעניין מספיק כדי לעורר צחוק, מחשבה, תחרות בריאה ושיחה.
גם כאשר המשחקים נבחרים מראש, אנחנו משאירים מקום לשינויים. לפעמים משחק שתכננו לשלב אינו מתאים לקצב שנוצר, ומשחק אחר מתגלה כבחירה הנכונה לאותה קבוצה.
אנחנו לא מנסים לייצר גיבוש בכוח
אנחנו לא מבקשים מהמשתתפים לעמוד מול כולם, לבצע משימות מביכות או לשתף דברים אישיים.
המשחקים עושים חלק גדול מהעבודה. הם נותנים לאנשים סיבה לדבר, להגיב, להתווכח בחיוך, לקבל החלטות ולגלות צדדים חדשים אצל מי שיושב איתם.
אנחנו לא חושבים שסדנה אחת משנה בן־לילה את כל מערכות היחסים בתוך הצוות. אבל היא בהחלט יכולה ליצור רגעים משותפים, לפתוח שיחה ולהפגיש בין האנשים שמאחורי התפקידים בדרך שונה מהרגיל.
וזה, מבחינתנו, גיבוש שמרגיש טבעי.
מה חשוב לבדוק כשמתכננים סדנת גיבוש לקבוצה גדולה?
אם אתם מתכננים אירוע חברה או סדנת גיבוש לכמה עשרות משתתפים, כדאי לברר מראש:
✓ לכמה קבוצות יחולקו המשתתפים
✓ כמה מדריכים יגיעו לסדנה
✓ האם כל קבוצה תקבל ליווי קרוב
✓ האם הקבוצות יצטרכו להמתין זו לזו
✓ כיצד נבחרים המשחקים
✓ מה קורה אם משחק או סגנון הנחיה אינם מתאימים לקבוצה
אלה הפרטים שקובעים אם הקבוצה הגדולה תרגיש כמו קהל, או כמו כמה קבוצות קטנות שבאמת משחקות ומתחברות.
מבחינתנו, סדנת גיבוש לקבוצה גדולה מצליחה כשאנחנו מסתכלים על החדר ורואים שבכל אחד מהשולחנות קורה משהו אחר, אבל בכל השולחנות אנשים משחקים, מדברים וצוחקים יחד.
רוצים לראות איך העקרונות האלה מיושמים בסדנה עצמה? אפשר לקרוא גם על מהלך רב־משתתפים, סדנת הגיבוש שלנו לקבוצות גדולות בחברות ובארגונים.
נכתב על ידי שחף חיימוביץ׳, הבעלים והמנחה הראשי של „משחקים מחוץ לקופסה”, איש חינוך והדרכה עם יותר מ־25 שנות ניסיון בעבודה עם קבוצות.
